Bài này là Bài thiết bị 7, Sử dụng mail merge để tạo ra mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007
Sử dụng mail merge để tạo ra mail 1 loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo ra thư sản phẩm loạt, được áp dụng trong các trường đúng theo như viết thư mời tới tất cả các quý khách hàng của công ty, viết phiếu đưa ra trả lương cho tổng thể nhân viên trong công ty hoăc in bởi khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.Bạn vẫn xem: bí quyết merge trong word 2007
Tính năng Mail Merge, hay còn gọi là trộn thư , được cải tiến để dùng dễ dàng trong Word 2007. Chúng ta cùng khám phá nhé.
Bạn đang xem: Cách dùng merge trong word 2007
Mục lục
1. Mail Merge căn bản2. Sẵn sàng danh sách tin tức người nhận1. Mail Merge căn bản
a. Khám phá và thực hiện mail merge (trộn thư)
Trong ngẫu nhiên Mail Merge nào, bạn thao tác làm việc với tía yếu tố không giống nhau:
1 Những tài liệu ban đầu.
2 Người dấn thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ cửa hàng của tín đồ mà bạn có nhu cầu kết hợp với các tài liệu chính.
3 Các tài liệu sẽ hoàn thành, bao hàm các tin tức trong tư liệu chính cộng thêm mỗi tin tức riêng của từng bạn nhận.
Sự gọi biết các yếu tố này sẽ giúp bạn đã có được những kết quả trộn thư như muốn đợi.
b. Tài liệu chính?
Là mọi tài liệu tất cả chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó hoàn toàn có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một trong những phiếu giảm giá.
1 Nội dung là hệt nhau nhau ở mỗi bạn dạng sao, ví dụ như nội dung bao gồm của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh nhiều loại văn phiên bản này một lần, không bắt buộc biết các bạn sẽ in từng nào lá như.
2 Danh sách fan nhận bao hàm tên, showroom hoặc rất có thể thêm nhiều tin tức khác như thương hiệu công ty, chức vụ.
c. Tin tức người nhận
Các bài xích trong chăm đề hướng dẫn sử dụng MS Word 2007
Trong Mail Merge, mỗi phiên bản sao sẽ chứa thông tin của từng tín đồ nhận không giống nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.
Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ bên trên bao thư, tên trên câu chào trong thư, tiền lương của từng nhân viên, v.v…
Thông tin tín đồ nhận bắt buộc được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn tài liệu là quan niệm cơ phiên bản bao trùm vào Mail Merge. Ví dụ như một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Những nguồn tài liệu khác là 1 trong bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.
Thông tin tín đồ nhận thường được liệt kê theo loại và cột như trong hình minh họa. Nguồn dữ liệu phải có cấu tạo rõ ràng để hoàn toàn có thể xác định tin tức cho từng khu vực định sẳn (place holder) trong tư liệu chính.
d. Bộ tài liệu khi trả tất
Tập hợp các tài liệu đã xong xuôi trong một thư bao gồm nội dung kiểu như nhau mà chúng ta dự kiến rước in hoặc gửi bằng thư năng lượng điện tử.Khi đã hoàn tất bài toán trộn thư bạn sẽ có:Một tập hòa hợp tài liệu hoàn chỉnh đơn lẻ mà bạn cũng có thể in (như thư, phân bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).Nội dung chủ yếu được không thay đổi trong toàn bộ các tài liệu, chỉ bao gồm thông tin người tiêu dùng sẽ chuyển đổi trong từng tài liệu.
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận
a. Tùy chỉnh cấu hình danh sách người nhận vào mail merge
Các cột và hàng vào một danh sách người dìm và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính phối hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.
Bạn biết các gì là những yếu tố cơ bạn dạng của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm cầm nào để thiết lập tài liệu chính của chúng ta và liên kết nó với danh sách người nhận.
Mail merge gồm hai phần đó là tài liệu và danh sách người nhận. Sau khi chúng ta hiểu rất nhiều gì đang sẵn có hai thành phần cơ bản và làm cố gắng nào tất cả liên quan, các bạn sẽ có thể cài đặt và sử dụng thành công xuất sắc Mail Merges.
b. Tham khảo thêm về list người nhận
Các cột thay mặt đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là 1 trong bộ thông tin hoàn hảo cho từng tín đồ nhận.Một list người nhận hoàn toàn có thể được triển khai bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng tin tức danh sách tín đồ nhận phải tất cả cột cùng hàng.
Bạn hoàn toàn có thể tạo nó bằng phương pháp sử dụng nhiều chương trình không giống nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.
1 Các cột vào một danh sách đại diện cho một tổ hay một số loại thông tin. Mỗi cột được xác minh bởi một cột tiêu đề. Ví dụ, một người tiêu dùng trong danh sách bạn có thể có các cột đến họ tên, địa chỉ.
2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện thay mặt cho một thông tin không thiếu thốn của người nhận. Chú ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.
Từ những tài liệu chính, bạn liên kết vào danh sách tin tức người nhận và sau đó chúng ta cũng có thể thêm ngẫu nhiên cột nào vào một vị trí vào tài liệu chủ yếu đó.
Khi Mail Merge trả thành, sẽ có được một tài liệu hoàn chỉnh cho từng người mà nó tất cả chứa những thông tin từ các mục ngơi nghỉ trong một sản phẩm của danh sách người nhận.
c. Danh sách tin tức người nhận tới từ đâu
Trong những trường hợp, list người nhấn mà bạn có nhu cầu sử dụng sẽ tồn tại sẵn. Ví dụ:
Nếu list đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần liên kết với nó với tài liệu thiết yếu trong Mail Merge.Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge gồm một cách cho chúng ta có thể tạo một danh sách người dìm từ đầu.
Lưu ý: Bạn bao gồm thể đổi khác các tài liệu trong list người dìm vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng phương pháp mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.
d. Mày mò Trường (Field) vào Mail Merge
Merge fields được bảo phủ bởi lốt ngoặc kép (>).
Sau khi chúng ta kết nối cùng với những danh sách người nhận, chúng ta cũng có thể chỉ định các thông tin mà bạn có nhu cầu có vào thư hòa hợp nhất bằng phương pháp sử dụng các trường (fields).
Một trường là 1 trong những tập phù hợp lệnh tinh chỉnh và điều khiển Word 2007 tự hễ chèn tin tức vào tài liệu. Một không chủ yếu thức, rất có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).
e. Tìm hiểu Merge field
Merge fields thực ra được chế tạo ra bởi những fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên bọn họ , showroom đường phố, thành phố, cùng mã bưu điện.
Xem thêm: Ý nghĩa tên bảo hân là gì? có nên đặt tên con là bảo hân không?
«Tiêu Đề» «Họ Tên»
«Địa Chỉ thương hiệu Đường»
«Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia»
Bạn cũng hoàn toàn có thể kiểm soát quan điểm thể hiện nay của thông tin người nhận trong các tài liệu sẽ trộn (merged) bằng phương pháp định dạng các trường (fields).
Ví dụ, bạn cũng có thể muốn tên sẽ được in đậm hoặc màu đỏ. Trong tài liệu chính, chọn trường, bao quanh bởi những vạch hình chữ V ( «»). Trên Tab Home, nhấp chuột bất cứ lệnh trong nhóm Font hoặc những nhóm Paragraph, hoặc click vào nút Dialog Box Launcher
để tiến hành các tùy lựa chọn định dạng mà bạn muốn.
f. Thực hiện mail merge
Một phong suy bì đã được ghi showroom người nhận bằng phương pháp sử dụng Mail Merge Wizard.
Trong phần này các bạn sẽ học hầu như cách không giống nhau để tạo thành Mail Merge.
Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng rẽ bạn bằng cách sử dụng list người nhấn mà chúng ta đã xem trong những phần trước.
Nhờ khả năng trộn thư trong Word tín đồ dùng có thể thêm các file dạng danh sách vào các mẫu văn bản cố định dạng thư mời, thông báo, phiếu trắc nghiệm và nhiều tài liệu giống như một cách nhanh chóng, tuy nhiên hữu ích tuy vậy không không ít người biết cách thực hiện thủ thuật này.
Trộn thư vào Word là chức năng khá nhân tiện lợi, tuy nhiên không phải người nào cũng biết phương pháp làm này. Bài viết sau vabishonglam.edu.vn.vn sẽ gợi ý đến các bạn cách trộn thư đơn giản và dễ dàng và tác dụng trong Word.
Tính năng trộn thư trong Word giúp người dùng:- ngày tiết kiệm thời hạn chèn tài liệu vào các mẫu văn bản có nội dung gắng định.
Bước 3: lựa chọn Use the current documnent sau đó nhấn Next.
Bước 4: Chọn Type a new list để tạo list mới, kế tiếp nhấn Next.
Bước 5: xuất hiện thêm hộp thoại tạo các trường của danh sách, các bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên những trường có sẵn theo ý của mình.
Bước 6: lựa chọn trường đề nghị xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.
Bước 7: Sau khi dứt các thương hiệu trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm cái mới. Nhập xong nhấn OK để kết thúc.
Bước 8: thực hiện chọn vị trí lưu file list và đặt tên cho nó, kế tiếp nhấn Save.
Bước 9: Nhấn OK
Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục
Bước 11: Đặt trỏ loài chuột vào vị trí bạn phải chèn thông tin và kích More items…
Bước 12: lựa chọn trường tương ứng, kế tiếp nhấn Insert. Tái diễn bước này cho tới khi sẽ chèn hết các trường trong danh sách.
Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả
Và đó là kết quả:
* Đối cùng với Word 2003Bước 1: Mở file word yêu cầu trộn thư, tiếp nối vào Tools, lựa chọn Letters and Mailings và lựa chọn tiếp Mail Merge…
Bước 2: Tại size Mail Merge xuất hiện bên phía tay nên trang word ta chọn Letters và nhấn Next.
Trộn thư - Mail merge là một phần không thể thiếu hụt khi sử dụng ứng dụng tin học văn phòng và công sở Word. Ứng dụng này vẫn giúp chúng ta tiết kiệm buổi tối đa thời hạn khi làm các thư mời, đúng theo đồng lao rượu cồn hay list hưởng lương của cán bộ nhân viên,... Chỉ bởi một vài ba bước solo giản. Tuy nhiên, tương đối nhiều người vẫn chưa biết cách thực hiện ứng dụng này. Dó đó, hôm nay mình đang hướng dẫn chúng ta cách trộn thư (mail merge) vào Word.
Hướng dẫn phương pháp trộn thư văn bản Mail Merge
1. Cách trộn thư vào Word bằng cách tạo mới list chèn
- bước 1: Mở Word. Trên thanh cách thức chọn Mailings → kế tiếp chọn Start Mail Merge -> Start by Step Mail Merge Wizard.
- bước 2: mở ra hộp thoại Mail Merge. Trong mục Select document type chọn Letters và lựa chọn Next: Starting document.
- bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, kích chuột chuột Use the current document và sau đó chọn Next: Select recipients.
- cách 4: lộ diện hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) gồm sẵn đã được lưu cùng nhấn Open.Ví dụ:
Sau đó các bạn chọn Sheet ao ước chứa thông tin.
Ví dụ tại chỗ này mình lựa chọn Sheet 1. Tiếp nối chọn OK
- cách 5: tiếp tục chọn Next your letter. Tiếp nối chọn More items
- cách 6: lộ diện hộp thoại Insert Merge Field, sau đó chúng ta chọn các nội dung tương ứng. Sau cùng nhấn Insert → Close
- cách 7: Chèn lần lượt cho đến lúc hết các trường dữ liệu có sẵn vào danh sách dữ liệu của bạn. Kế tiếp nhấn Next: Preview your letters
- bước 8: Cuối cùng nhấn chuột chọn Next: Complete the merge để xong xuôi quá trình trộn thư.
2. Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp sử dụng file Excel
Trộn thư bằng áp dụng File Excel - Hình 1
- cách 3: Chọn vào
File Excel có tài liệu bạn cần, tiếp nối nhấn chọn Open.
Trộn thư bằng áp dụng File Excel - Hình 2
- cách 4: Chọn Sheet cất dữ liệu kế tiếp nhấn OK.
Các bước còn sót lại bạn triển khai tương từ như trộn thư vào Word bằng cách tạo mới dánh sách chèn.
Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư vào Word. Hy vọng nội dung bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn.
Để nâng cấp kiến thức cũng như kỹ năng tin học văn phòng chuyenly.edu.vn chúng tôi còn với tới cho bạn đọc nhữnghọc Excel onlinevà các khóa học tập về power nguồn Point... Mời bạn đọc cùng tham khảo.
