Tổng quan
Thủ thuật này áp dụng cho các cán bộ phòng ban, nhân viên văn thư, những nhà làm thư điện tử marketing, thư ký, những người cần gởi thư hàng loạt đến không ít người dân với một mẫu dùng chung
Trộn thư là gì?
Trộn thư, hay Mail merge là biện pháp xây dựng những email dựa trên một mẫu mã chung, trong đó một vài thông tin được đem từ danh sách dữ liệu khách bao gồm sẵn.
Bạn đang xem: Cách dùng yet another mail merge
Trộn thư được ứng dụng trong một số trường đúng theo như: viết thư mời họp, thư mời hội thảo, giấy khen cho các người. Các hình thức này đều phải có chung một chủng loại khung sẵn, riêng bọn họ tên, địa chỉ, chức danh là phụ thuộc vào vào từng người và được đem từ vào bảng dữ liệu sửa chữa thay thế vào.
Nếu không sử dụng trộn thư, bạn sẽ phải viết thư mang đến từng tín đồ rồi từ thay thủ công bằng tay các thông tin cá thể cho thích hợp với danh sách dài đến hàng chục, hàng nghìn người.
Nếu sử dụng trộn thư tự động, bạn chỉ cần soạn 1 thư cần sử dụng chung, trong các số đó các địa chỉ điền thông tin cá nhân được auto lấy từ file tài liệu với thời hạn rất nhanh.
Mail Merge (trộn thư) trong tin nhắn có công dụng gì?
Đây là sự phối kết hợp giữa trộn thư và gửi email một loạt (Masss mail). Tức là sau lúc thư được trộn ngừng từng e-mail, thư sẽ được tự động gửi đến người nhận trải qua tài khoản email của mình.
Để sử dụng chức năng này, bạn cần có:
Một file dữ liệu danh sách thông tin những nhân vật buộc phải gửi e-mail (Tên, add email,). Tệp tài liệu này ở dưới dạng Google SheetSoạn sẵn một thư điện tử mẫu và đánh dấu các địa điểm chèn thông tin cá nhân trong file dữ liệu.Gmail vẫn tự điền vào nơi trống các thông tin cá nhân lấy từ file dữ liệu tương xứng với những vị trí được ghi lại trong thư điện tử mẫu.
Giả sử chúng ta cần nhờ cất hộ một loạt e-mail với ngôn từ sau đây
Kính gửi thầy,cô/anh,chị: Họ và tên fan ngưởi nhận
P TCCB xin giữ hộ thầy, cô/anh, chịthôngtin vềtiềnvượtkhối lượng công việc của Khối Phòng công dụng năm học 2017-2018 theo định suất do lãnh đạo các đơn vị xác định, rứa thể:
Stt
Họ cùng tên
Đơn vị
Tổng tiền
STT
Họ và tên bạn ngưởi nhận
Tên phòng ban
Số tiền được nhận
Trân trọng kính báo./.
P. TCCB
Sau khi chứng kiến tận mắt xét nội dung đề nghị gửi trên họ có nhấn xét rằng những thông tin yêu cầu gửi cho những người dùng có chung một khuôn dạng, chỉ có một số trong những thông tin sau là nắm đổi:
Họ với tênTên phòng ban
Số chi phí được nhận
Cài để Add-ons Mail Merge cho Google Sheet
Bước 1: chuẩn bị thiết đặt công núm Mail Merge đến Google Sheet
Đăng nhập vào Google và tuân theo hình vẽ
Doc Merge with Attachments
GMS Mail
Merge
Document Studio.
Tuy nhiên tài liệu này vẫn tập bình thường vào thực hiện Yet Another Mail Merge nhằm gửi thư điện tử đồng loạt. Các công cố gắng khác đều phải có tính năng tương tự và sẽ được đề cập mang lại ở những tài liệu trả lời khác.
Yet Another Mail Merge là một Add-ons miễn phí tổn cho Google Sheet. Ttuy nhiên cũng tương tự các luật khác được liệt kê làm việc trên, nó chỉ cho phép người giữ hộ 50 thư vào một ngày. Vượt qua số lượng này họ cần đề nghị trả phí. Mặc dù khi rất cần phải gửi cho con số người lớn hơn 50 bạn cũng có thể dùng phối hợp nhiều phương pháp để gửi
Cài để Yet Another
Click vào thực đơn Add-ons và chọn mục Get add-ons
Màn hình kiếm tìm kiếm Add-ons hiện tại ra. Nhập trường đoản cú khóa Yet Another vào ô tì kiếm để khối hệ thống lọc hồ hết Add-on cơ mà ta buộc phải tìm
Màn hình yêu thương cầu xác nhận xuất hiện. Click vào tài khoản mà bạn muốn dùng để chứng thực. Thường thì nếu bọn họ chỉ cần sử dụng một thông tin tài khoản gmail thì list chỉ hiện ra một tài khoản đó. Nếu như không danh sách sẽ mở ra nhiều tài khoản
Sử dụng Yet Another Mail Merge nhằm gửi thư sản phẩm loạt
Bước 1: phân tích Template của email để tìm thấy những tin tức khác biệt
Chúng ta sẽ sử dụng ví dụ sau nhằm phân tích Template
Kính nhờ cất hộ thầy,cô/anh,chị: Họ với tên tín đồ ngưởi nhận
P TCCB xin nhờ cất hộ thầy, cô/anh, chịthôngtin vềtiềnvượtkhối lượng quá trình của Khối Phòng chức năng năm học tập 2017-2018 theo định suất vì lãnh đạo những đơn vị xác định, núm thể:
Stt | Họ và tên | Đơn vị | Tổng tiền |
stt | Họ với tên người ngưởi nhận | Tên chống ban | Số tiền được nhận |
Trân trọng kính báo./.
P. TCCB
Sau khi chứng kiến tận mắt xét nội dung nên gửi trên chúng ta có nhận xét rằng các thông tin cần gửi cho những người dùng có chung một khuôn dạng, chỉ có một vài thông tin sau là thay đổi:
Số thứ tựHọ cùng tên
Tên chống ban
Số chi phí được nhận
Chúng ta sẻ sản xuất một google sheet để mang các tin tức này vào
Bước 2: sẵn sàng dữ liệu cho sheet như hình dưới
Giả sử chúng ta cần gửi tin tức cho bốn tín đồ với các trường thông tin đã so sánh ở template nói trên. Chúng ta tạo một sheet bao gồm thành phần header. Tiêu để của các header này cực tốt là không có dấu biện pháp và không tồn tại dấu. Như bên trên hình bên trên thì tiêu nhằm của cột thông tin Họ và tên vẫn là Full
Name. Chúng ta cũng có thể đặt tiêu để tùy ý nhưng lưu ý là yêu cầu tuân theo đông đảo qui tắc ngơi nghỉ trên dường như chúng ta có thêm trường thư điện tử để lưu tin tức của email cần nhờ cất hộ đến.
Chú ý họ có list 4 người, nên bọn họ không nhằm thêm bât kỳ dữ liệu gì vào các hàng bên dưới (các hàng kể tử hàng trang bị 6. Để cho chắn chắn chắn họ bôi đen một số dòng dưới và xóa bọn chúng đi
Kế tiếp bọn họ sẽ sử dụng Gmail để tạo ra một template mang đến nội dung email sẽ gửi
Bước 3. Tạo ra template mang đến Gmail
Vào gmaiil tạo thành một thư mới. Lưu ý trường địa chỉ người gửi bỏ trống
Trường Subject gõ: Kính giữ hộ Full
Name
Như vậy khi gửi tự động hóa hệ thống đang quét cột Full
Name và thay thế bằng họ tên thực sự.
Xem thêm: Cấu Trúc Và Cách Dùng Have Got Và Have Got Và Cách Dùng Chuẩn Xác
Phần câu chữ của email họ làm như hình dưới
Thay thế các nội dung bằng tiêu đề của header: tiêu đề của header
Email nói trên sẽ được lưu vào mục Draff Thư nháp. Yet Another Mail Merge sẽ sử dụng template này nhằm gửi thư mặt hàng loạt.
Bước 4: gởi thư 1 loạt dựa theo danh sách ở Google Sheet
Quay lại với Google Sheet đã tất cả chứa tin tức mà bọn họ đã tạo ra
Click vào Menu cống phẩm như mẫu vẽ và thực hiện trình tự quá trình được minh họa bằng hình
Bạn đã khi nào nhận được một mail từ người lạ mà trong những số ấy lại hiểu rõ tên, nơi làm việc của bản thân mình chưa? loại kiểu thường gặp mặt nhất là “Chào An, chúc An một ngày vui vẻ”. Đây chắc chắn rằng là một tin nhắn giữ hộ đi cho hàng nghìn người, nhưng các bạn có thắc mắc tại sao người ta lại ghi được thương hiệu mình như vậy không?
Ngày nay nếu như khách hàng nhận được một tin nhắn phổ biến chung vẻ bên ngoài “Chào anh, chị…” liệu bạn có mở phát âm không giỏi sẽ cho nó vào thùng rác? Khi làm cho marketing, chúng ta gửi mail đi không phải người sử dụng nào cũng đều có thời gian lỏng lẻo để xem hầu như thư mà họ cho là spam. Hoặc với biện pháp viết ko nói thương hiệu sẽ khiến người nhận reviews bạn là 1 người siêng nghiệp, cùng họ mang định rằng thư của một tín đồ không chuyên nghiệp thì không tồn tại gì đặc biệt để đọc.
Khi làm cho marketing, các bạn phải gửi thư đến tương đối nhiều các khách hàng nhưng ko thể vì tránh spam nhưng mà ngồi gõ tên từng tín đồ vào từng mail được. Vậy có các cách gì để có thể gửi một thời điểm nhiều người tiêu dùng mà vẫn đang còn thể có tên từng người trong mail?
Việc cá thể hóa thư điện tử marketing, dễ dàng nhất là chào đúng tên, sẽ tạo nên được sự gần gũi và thân mật với người nhận email, tăng tỉ lệ hiểu mail và nhiều thứ khác nữa. Để xin chào đúng tên, bạn cũng có thể sử dụng các dịch vụ email kinh doanh chuyên nghiệp như Mailchimp, Get
Response,… tuy nhiên, với những các bạn không rành về kĩ thuật, thì việc thực hiện Mailchimp sẽ gây rất nhiều hoảng sợ vì các bạn sẽ lạc trong hàng lô tính năng, trong những lúc nhu cầu của bạn đơn giản chỉ là gọi đúng tên bạn nhận.
Có 1 cách cá nhân hóa e-mail marketing đơn giản dễ dàng hơn, hoàn toàn miễn phí. Biện pháp này tốt hơn phương pháp mà các bạn đi tìm kiếm Google mấy trang trên vị trí cao nhất hướng dẫn bằng Tiếng Việt (thật ra chỉ copy từ một nguồn). Toàn bộ những gì bạn phải là Gmail cùng Google Spreadsheet (trong Google Drive, giống như như Excel). 2 dòng này hoàn toàn miễn phí!
Bước 1: Tạo list liên lạc
Dùng thông tin tài khoản Google bạn muốn gửi email, mở 1 Spreadsheet mới và nhập thông tin những người bạn muốn gửi e-mail như hình minh họa bên dưới. Chú ý gõ đúng đầy đủ từ First Name, Last Name, e-mail Address, Company.
Bước 2: Soạn e-mail mẫu
Mở email với cùng tài khoản Google, soạn 1 e-mail như hình sau:
Nhìn vào e-mail mẫu, các bạn sẽ thấy phần nhiều chỗ tôi để >, >, >. Chúng sẽ được sửa chữa bằng những tin tức bạn vẫn điền sẵn vào Spreadsheet ở cách 1. Việc hiện nay là merge bọn chúng lại cùng với nhau cùng gửi đi đúng người, đúng thông tin.
Lưu nháp thư điện tử lại với tiếp tục.
Bước 3: cài đặt đặt Add-on Yet Another Mail Merge
Đúng như cái thương hiệu của nó, Add-on này sẽ giúp bạn merge thông tin trên Spreadsheet vào thư điện tử mẫu ban đầu. Cài đặt theo chỉ dẫn sau:
Tìm và thiết lập Yet Another Mail MergeHãy chọn thư điện tử mẫu đã lưu nháp từ trước, chọn Tên mà bạn sẽ gửi đi (là tên mà fan nhận đã thấy). Xung quanh ra, các bạn còn thấy thêm hàng ngày bạn được gửi buổi tối đa 100 e-mail như thế này, và thư điện tử của từng fan được lôi ra từ cột C (‘Email Address’) vào Spreadsheet.
Bạn rất có thể nhấn “Send me a test email” để nó tạo và gửi đến email hiện tại, các bạn sẽ thấy và đánh giá lại 1 lần nữa có không đúng sót gì không trước khi gửi đến phần lớn người. Chúng tôi khuyến khích bạn hãy gửi phân tích để bình chọn lại, để tránh sai lạc đáng tiếc.
Sau khi bình chọn và không thấy tất cả sai sót, nhấn Send Emails.
Ngoài phương pháp điền thông tin thủ công bằng tay vào Spreadsheet, Yet Another Mail Merge còn có thể import liên hệ từ những Group trong gmail của bạn.
Dĩ nhiên Yet Another Mail Merge chỉ là một Add-on đối chọi giản, giúp bạn cá thể hóa email kinh doanh ở dạng cơ phiên bản nhất. Giả dụ muốn cao quý hơn, như tự động hóa phản hồi, gửi thư điện tử theo nhóm,… hãy khám phá Mailchimp, Exact
Target hoặc Get
Response.
