Mail Merge là chức năng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, chúng ta cũng có thể tạo cùng lúc các thư cùng với cùng văn bản nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, câu hỏi trộn thư trong Word được vận dụng vào việc tạo thư mời giữ hộ đến đối tác doanh nghiệp và người sử dụng trong công ty, in giấy chứng nhận cho đa số người chỉ vào một thao tác, viết email thông tin xác nhận biến đổi lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để bước đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Nắm thể:
Nguồn dữ liệu: trình bày những văn bản tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau thời điểm tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy đổi thay này có thể là chúng ta tên, showroom người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… cùng thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table vào Word 2010 tốt văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là những phần tương tự nhau giữa những thư, chẳng hạn tên và địa chỉ cửa hàng người gởi trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay như là 1 phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi biểu hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được điện thoại tư vấn là trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp nội dung cơ bạn dạng và nguồn tài liệu thì Mail Merge vào Word sẽ cung cấp bạn tạo thành hàng loạt tư liệu hoặc thư từ trả chỉnh, tương tự nhau về ngôn từ cơ bản nhưng biệt lập ở các cụ thể tùy vươn lên là trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần hình dung trước phần câu chữ cơ bạn dạng sẽ bao gồm những chi tiết nào cần đổi khác hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết biến hóa tùy theo mọi người nhận. Như vậy, ta đã biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Cách dùng mailings trong word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel nhằm thể hiện tài liệu thật thiết yếu xác. Danh sách nguồn tài liệu được chia thành các cột không giống nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… cùng mỗi hàng là một trong người nhận thấy nhập khá đầy đủ các thông tin khớp ứng theo cột. Chúng ta cũng có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook sẽ tiện hơn rất nhiều trong thao tác làm việc (Tương trường đoản cú như nhập liệu trực tiếp nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, chúng ta luôn rất có thể chọn Edit Recipient danh sách trên tab Mailings để mở ra hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và thừa nhận Edit để sửa lại một số trong những chi tiết.

Xem thêm: Cách Dùng Ủ Trắng Cô Gái Nhật Apatheia Glowing Pack, Review Kem Ủ Trắng Apatheia Glowing Pack Nhật Bản


*

Bạn cần xác định nội dung của chúng ta là dạng thư từ bỏ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần câu chữ đồng nhất, bạn cũng cần nhập những trường (Merge Field) dựa vào nguồn dữ liệu. Cách nhập khá solo giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm trường tại hầu hết vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu dưới và soạn văn bản cho phong tị nạnh (Envelopes), phần thông tin người nhận vẫn nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong e-mail như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp đến xếp thời hạn đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mọi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của những trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient trang bị 5 đang hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã chuẩn bị xếp thời hạn đến tham dự chương trình. Chúng ta cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với không in hoa ở cam kết tự đầu nhằm câu không gặp gỡ lỗi chính tả viết hoa chữ Chị chính giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên bạn nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các công dụng trên thanh hình thức này (Ribbon). Kế bên ra, trường hợp quen sử dụng các phiên phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 cách như hình minh họa bên dưới đây: